1、 拟邀请短期讲学外国专家的单位应写出申请报告报外事处审批。批准后通知聘用单位。
2、 聘用单位根据教学需要提出外国专家人选，填写《山东艺术学院聘请外国专家申请表》报外事处审核。
3、 人选审核确定后，外事处负责办理聘请手续。
4、 聘请手续办理完毕，由外事处将邀请函件传真给外国专家。
5、 外国专家持护照和邀请函件到所在国的中华人民共和国使领馆办理访问（F）签证。
6、 外籍专家和教师办完签证后，最后确定来华时间、航班及入境城市。
7、 聘用单位和外事处根据各自负责的具体情况安排外国专家的接待和教学事宜。
8、 短期外国专家工作结束后，聘用单位需写出书面总结交外事处存档。